Online-Terminbuchung für Praxen in der Schweiz: Welcher Weg passt?

Lohnt sich eine Online-Terminbuchung für eine kleine Praxis?

Sie lohnt sich, wenn Sie regelmässig freie Termine vergeben und ein Teil der Anrufe nur dazu dient, einen Termin zu finden. Sie lohnt sich weniger, wenn Ihr Kalender auf Monate voll ist, jeder Erstkontakt persönlich abgestimmt wird oder die meisten Patientinnen und Patienten über Zuweisungen kommen. Eine Garantie, dass das Telefon seltener klingelt, gibt es nicht.

Prüfen Sie es zuerst bei sich: Notieren Sie eine Woche lang, wofür angerufen wird. Für Online-Termine spricht es, wenn:

• viele Anrufe nur der Terminfindung dienen («Haben Sie nächste Woche etwas frei?»)
• Sie regelmässig freie Termine haben, die Sie füllen möchten
• Ihre Termine einheitlich sind, etwa gleiche Dauer und gleiche Art
• jemand den Kalender und die Anfragen jeden Tag im Blick hat

Notieren Sie vier Wochen nach dem Start erneut eine Woche lang, wofür angerufen wird, und vergleichen Sie.

Welche Arten der Terminvergabe gibt es?

Für eine kleine Praxis in der Schweiz gibt es vier Wege: eine Buchungsplattform mit Profil, die Buchungsfunktion der Praxissoftware, ein Anfrageformular und eine Warteliste. Zu den bekannten Plattformen gehören OneDoc und Medicosearch, die sich 2025 zusammengeschlossen haben.¹ Das ist keine Empfehlung, Preise und Bedingungen nennt der Anbieter selbst.

Die Wege lassen sich kombinieren, etwa ein Online-Kalender für Kontrolltermine und ein Formular für Neuanmeldungen. Was sonst auf eine Praxis-Website gehört, zeigen Websites für Praxen, Websites für Arztpraxen und Websites für Physiotherapie-Praxen.

Was verlangt der Datenschutz bei Terminen?

Das Datenschutzgesetz (DSG) verlangt vor allem, dass Sie Dienstleister vertraglich binden und bei Daten im Ausland für angemessenen Schutz sorgen. Behandeln Sie Termindaten wie Gesundheitsdaten: Daten über die Gesundheit gelten als besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 lit. c Ziff. 2 DSG).² Konkret heisst das:

• Auftragsbearbeitung (Art. 9 DSG): Sie dürfen die Bearbeitung einem Dienstleister übertragen, etwa einem Buchungsanbieter, bleiben aber verantwortlich. Der Anbieter darf die Daten nur so bearbeiten, wie Sie es selbst dürften.
• Daten im Ausland (Art. 16 DSG): Liegen Daten auf Servern im Ausland, muss dort ein angemessener Datenschutz gewährleistet sein.
• Information (Art. 19 DSG): Sie informieren die betroffenen Personen über die Bearbeitung, etwa in der Datenschutzerklärung.

Dazu kommt das strafrechtliche Berufsgeheimnis (Art. 321 StGB): Es gilt für viele Gesundheitsberufe und auch für ihre Hilfspersonen.³ Zu Datenschutz, Berufsgeheimnis und Cloud gibt es eine eigene Seite des Kantons Zürich.⁴ Ob Ihr Beruf dazu gehört, klärt Ihr Berufsverband oder eine Fachperson. Keine Rechtsberatung.

Was prüfen Sie vor der Wahl eines Anbieters?

Prüfen Sie sieben Punkte und lassen Sie sich die wichtigsten schriftlich bestätigen. Eine Checkliste zum Abhaken:

• Serverstandort: In welchem Land liegen die Daten, auch die Sicherungskopien? Daten im Ausland können zusätzliche Anforderungen auslösen.
• Vertrag: Gibt es einen schriftlichen Vertrag darüber, dass der Anbieter die Daten in Ihrem Auftrag bearbeitet (Auftragsbearbeitung)? Ein Muster für einen solchen Vertrag bietet der Schweizerische Gewerbeverband an.⁵
• Weitere Firmen: Wer erhält sonst noch Daten, etwa ein SMS-Dienst?
• Löschung und Export: Können Sie Daten löschen und bei einem Wechsel mitnehmen?
• Kosten und Laufzeit: Was kostet es, wie lange läuft der Vertrag, wie kündigen Sie?
• Praxissoftware: Landet der Termin im Praxiskalender, oder müssen Sie ihn abtippen?
• Handy: Lässt sich der Termin auf dem Smartphone in wenigen Schritten buchen?

Nennt der Anbieter keine klare Antwort oder liegen die Daten nicht dort, wo Sie sie brauchen, wählen Sie einen anderen Weg, etwa das Anfrageformular.

Welche Termine und Angaben gehören ins Online-Formular?

Bieten Sie online nur Termine an, die sich einfach standardisieren lassen, und fragen Sie nur ab, was Sie für den Termin brauchen:

• Terminarten: Kontrolltermine eignen sich meist gut, ein Erstgespräch stimmen manche Praxen lieber persönlich ab.
• Kontingent: Geben Sie nur einen Teil der freien Termine online frei, der Rest bleibt für das Telefon.
• Notfälle: Akute Beschwerden gehören ans Telefon, das sagen Sie beim Formular deutlich.
• Verordnung: Therapiepraxen fragen «Verordnung vorhanden: ja, nein oder folgt», damit Sie die Wartefrist (siehe unten) im Blick behalten.

Mehr als Name, eine Kontaktmöglichkeit, Terminart und Wunschzeitraum braucht es meist nicht. Nicht ins Formular gehören Krankengeschichte, Diagnosen, Arztberichte und Versicherungsnummern. Was in die Datenschutzerklärung gehört, steht im Ratgeber Impressum und Datenschutz auf Schweizer Websites.

Wie regeln Sie Absagen und Ausfälle?

Nennen Sie Absagefrist und Bedingungen vorher schriftlich, am besten in der Buchungsbestätigung. Laut Stiftung für Konsumentenschutz nennt das Gesetz keine feste Absagefrist; in der Praxis gilt oft eine Absage bis 24 Stunden vor dem Termin als rechtzeitig, und die Frist sollte auf der Terminkarte oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen stehen. Krankenkassen übernehmen verpasste Termine nicht.⁶ Ob eine Rechnung für einen abgesagten Termin zulässig ist, hängt laut SRF Kassensturz Espresso davon ab, ob der Praxis durch den Ausfall tatsächlich ein Schaden entstanden ist.⁷

Eine Vorlage für die Terminbestätigung, die Platzhalter in Klammern füllen Sie selbst aus:

Welche Regel Sie wählen dürfen, besprechen Sie mit Ihrem Berufsverband. Keine Rechtsberatung.

Erinnerungen und ein einfacher Absagelink machen eine rechtzeitige Absage leichter. Sie nennen den Termin, nicht die Behandlung. Ob Patientinnen und Patienten vorher in Erinnerungen einwilligen sollten, klären Sie mit einer Fachperson.

(Praxis Muster und Frau Muster sind erfundene Beispiele.)

Was ist mit Patientinnen und Patienten, die nicht online buchen?

Die Online-Buchung ergänzt das Telefon, sie ersetzt es nicht. Wer lieber anruft, soll genauso einen Termin bekommen. Das ist ein Rat, keine Vorschrift. Praktisch heisst das:

• Telefonnummer und Telefonzeiten stehen gut lesbar neben dem Button «Termin buchen»
• Die Praxis trägt telefonische Termine in denselben Kalender ein, damit es keine Doppelbuchungen gibt
• Der Buchungsablauf hat wenige Schritte, grosse Schrift und lässt sich auf dem Handy bedienen

Wie eine Website für alle gut bedienbar wird, erklärt der Ratgeber Barrierefreie Website.

Wann ist eine Warteliste besser als ein offener Kalender?

Eine Warteliste ist besser, wenn Ihre Praxis voll ist, keine neuen Patientinnen und Patienten aufnimmt oder jeden Erstkontakt persönlich abstimmt. Ein Kalender ohne freie Termine hilft niemandem, eine Warteliste sagt ehrlich, wie lange es dauert.

Bei Therapien auf ärztliche Anordnung zählt die Wartezeit zusätzlich: Die Krankenkasse übernimmt die Kosten nur, wenn die erste Behandlung in der Physiotherapie innert fünf Wochen, in der Ergotherapie innert acht Wochen nach der ärztlichen Anordnung beginnt (Art. 5 und 6 der Krankenpflege-Leistungsverordnung, KLV).^{8, 9} Beginnt sie später, braucht es in der Physiotherapie eine neue Verordnung. Geben Sie deshalb die voraussichtliche Wartezeit mit Datum an und halten Sie sie aktuell. Keine Rechtsberatung, im Einzelfall gibt die Krankenkasse Auskunft.

Ein Beispiel: Die Ergopraxis Rohrbacher lässt Anmeldungen für die Warteliste automatisch per E-Mail in der Praxis eingehen. Das spart Telefonanrufe. Die Praxis steht in Berlin, Schweizer Regeln gelten dort nicht. Mehr zum Berufszweig: Websites für Ergotherapie-Praxen.

«Die neue Website zeigt endlich, wie wir arbeiten. Seit Warteliste und Bewerbungen direkt per E-Mail kommen, klingelt das Telefon viel seltener.»

Wie binden Sie die Buchung in Website und Google-Profil ein?

Setzen Sie den Button «Termin buchen» auf jede Seite, direkt neben die Telefonnummer, und tragen Sie denselben Link im Google-Unternehmensprofil ein. Schreiben Sie Zeiten, Wartezeit und den Ablauf der Terminvergabe zusätzlich als normalen Text auf die Seite: Was dort steht, können Suchmaschinen und KI-Assistenten lesen, bei einem eingebetteten Buchungsfenster eines Anbieters ist das nicht sicher.

Im Google-Unternehmensprofil lassen sich Buchungen laut Google über einen Link oder über einen Buchungsanbieter einrichten. Einen Link tragen Sie unter «Buchungen» mit «Link hinzufügen» ein.¹⁰ Für einen Link braucht es ein bestätigtes Unternehmen, und je nach Branche und Kategorie stehen Unternehmenslinks nicht allen zur Verfügung.¹¹ Bei einem Anbieter wählen Sie unter «Buchungen» «Jetzt starten» und den Anbieter. Er erscheint laut Google innerhalb einer Woche im Profil und kann für Buchungen über Google Gebühren erheben.¹²

Ein einfacher Link ergibt laut einem Leitfaden der Google-Community (keine offizielle Dokumentation) keinen blauen Buchungs-Button, den gibt es nur bei Anbietern mit technischer Anbindung an Google.¹³ Ob das für Ihre Praxis möglich ist, sehen Sie in Ihrem Profil. Die ganze Anleitung steht im Ratgeber Google-Unternehmensprofil optimieren.

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